Inför licentiatseminarium eller disputation

Planeringsmöte

Cirka 1 år innan planerat licentiatseminarium eller disputation bör doktorand och handledare hålla ett planeringsmöte för avslutningen av utbildningen och examen. Som stöd för mötet finns en "att-göra-lista" (se checklistor ovan).

Det är viktigt att i god tid tillfråga kvalitetsgranskare inför licentiatseminarium/disputation, opponent och examinator/betygsnämnd och planera för ett datum för examinationen.

Ansökan

Doktorand och handledare ska minst 4 månader innan planerad examination ansöka om licentiatseminarium eller disputation på särskild blankett. Det behövs för att beslut om tid och plats för licentiatseminarium/disputation ska kunna fattas och kommuniceras.

Gå till UFN:s sida på Confluence för att nå ansökningsblanketterna: 

• Ansökan om disputation
• Ansökan om licentiatseminarium

Boka lokaler

I samband med att ansökan lämnas in ska handledaren boka lokaler för

• licentiatseminarium/disputation,
• examinators överläggninar/betygsnämndens sammanträde samt
• firande efter examinationen.

Licentiatseminarier bör hållas i lärosal 1506 och disputationer i aulan.

Examinators överläggningar samt betygsnämndens sammanträde bör ske i styrelserum 1418 eller Jönssons villa efter examinationen avslutats.

Personalrummet bokas för firandet direkt efter examinationen.

Beslut

Det är rektor som fattar beslut om tid och plats för licentiatseminarium eller disputation. Spikning av doktorsavhandlingar sker alltid i GIH:s bibliotek minst 3 veckor innan disputation.

Kvalitetsgranskning inför licentiatseminarium eller disputation

Uppsats- eller avhandlingsutkastet ska kvalitetsgranskas i syfte att ge doktorand och handledare en bedömning av omfång och kvalitet på manuset. Instruktioner för kvalitetsgranskningen finns i dokumentet "Riktlinjer för obligatoriska moment inom utbildning på forskarnivå". Huvudhandledaren bjuder i förekommande fall in GIH enligt mall "Inbjudan till granskningsseminarium" som finns på samarbetsplattformen.

Kalendersida

När beslut om tid och plats för licentiatseminarium/disputation fattats görs en kalendersida på www.gih.se/kalendarium med uppgifter om examinationen med ansökan som underlag.

Framställning av avhandling och licentiatuppsats

De doktorsavhandlingar och licentiatuppsatser som ges ut vid Gymnastik- och idrottshögskolan ska ha ett enhetligt omslag och utseende. Utförlig information om uppsatsernas och avhandlingarnas framställning samt riktlinjer och mall för omslag och inlaga finns på sidan "Framställande av avhandling".

Tryckning av doktorsavhandling

GIH har avtal med digitaltryckeriet US-AB på KTH. Avhandlingen laddas upp och hanteras via en digital tryckportal som nås via deras hemsida www.us-ab.com.

Framställandet av avhandlingarna i elektronisk form och pappersform ska ske i god tid så att de är färdiga innan spikningen sker 3 veckor innan. Slutversionen av avhandlingen bör laddas upp till tryckeriet 5-6 veckor innan disputation.

Doktoranden ska låta trycka minst 100 exemplar av avhandlingen till spikning och disputation (inklusive plikt-, arkiv- och biblioteksexemplar, exemplar att dela ut vid spikning, disputation och att ha för egen del).

Ansökan om stöd för publicering av doktorsavhandling eller licentiatuppsats sker i Utbildnings- och forksningsnämndens löpande utlysning "Medel för publiceringsstöd". Bidraget uppgår till högst 25 000 kronor för doktorsavhandling och 9 000 kronor för licentiatuppsats. Mer information finns på samarbetsplattformen under UFN:s sida.

Errata

Om du efter trycket upptäcker fel i avhandlingen kan du rätta dessa i ett errata-blad. Detta kan sedan bifogas avhandlingen och läggas in i DiVA.

Ladda upp errata-bladet i DiVA som pdf-bilaga till din avhandling. "Typ" ska vara "Errata". Du kan också mejla errata-bladet till biblioteket@gih.se om du behöver hjälp med att ladda upp det.

Registrering i DIVA

4 veckor före disputation ska avhandlingar registreras i DiVA, GIH:s publiceringsdatabas. Licentiatuppsatser registreras i efterhand.

1. Från www.gih.se/diva loggar du in i DiVAs registreringsformulär med dina vanliga inloggningsuppgifter på GIH. Välj i rullgardinsmenyn om det är doktorsavhandling eller licentiatuppsats, samt om det är monografi eller sammanläggningsavhandling. Vid sammanläggningsavhandling ska de enskilda delarbetena länkas till avhandlingen, så om några av delarbetena saknas måste de registreras i DiVA först.
2. Efter att du har fyllt i fälten i DiVA-formuläret kan du ladda upp hela avhandlingen i fulltext (pdf) och göra den fritt tillgänglig. Om det är en sammanläggningsavhandling ska du endast ladda upp kappan. Den pdf-fil som laddas upp i DiVA ska vara samma version som den tryckta avhandlingen. Pdfen ska göras tillgänglig samtidigt som spikningen sker. Om inte framsidan är med i filen kan du ladda upp den separat genom att välja filtyp =”omslag”.
3. När du registrerar avhandlingen i DiVA skapas 2 spikblad: 1 elektroniskt som publiceras i DiVA på spikdagen och 1 som ska tryckas och bladas in i den tryckta versionen av avhandlingen. Spikbladet som ska tryckas får du mejlat som pdf från biblioteket efter att dina registrerade uppgifter har kontrollerats. Tryck av spikblad gör du sedan via doktorandportalen på www.us-ab.com.

För frågor om DiVA kontakta GIH-biblioteket!

Abtract och svensk sammanfattning för webbsida

Minst 6 veckor innan licentiatseminariet ska doktoranden sända ett underlag innehållande abstract och svensk sammanfattning av uppsatsen till högskolans kommunikatörer för att de ska kunna producera en utförligare informationssida på www.gih.se/forskning. Den svenska sammanfattningen kan vara 2 - 4 000 tecken som webbtext. Vill man göra en längre variant kan vi lägga ut det som en pdf-fil.

Abstract och svensk sammanfattning kommer också utgöra underlag för produktion av pressmeddelande inför examinationen.

Tillkännagivande av licentiatseminarie

Licentiatseminariet ska tillkännages minst 3 veckor innan examinationen. Doktoranden ska låta trycka 33 exemplar av uppsatsen i GIH:s vaktmästeri inför licentiatseminariet för opponent, examinator och ordförande för seminariet. 30 exemplar av uppsatsen ska delas ut till seminariedeltagarna.

Senast i samband med tillkännagivandet av seminariet ska uppsatsen sändas till opponent, examinator och seminarieordförande.

Spikningsceremoni för avhandlingar

Disputationer tillkännages genom en spikningsceremoni. Minst 3 veckor innan disputationen ska doktorsavhandlingar spikas i Gymnastik- och idrottshögskolans bibliotek. Då skall avhandlingen också vara registrerad i DiVA, så att den är tillgänglig för omvärlden i digitalt format vid spikningsceremonin, en så kallad "elektronisk spikning".

• Ceremonin hålls i regel klockan 10:00 eller 14:00. Doktoranden ska ta med sig 15 stycken exemplar av avhandlingen som ska finnas tillgängliga vid spikningen, ett exemplar spikas upp på spikbrädan. Senast samma dag som spikningen genomförs ska avhandlingen även sändas till opponent, betygsnämnd och disputationsordförande. Inbjudan till ceremonin sker via mejl.

Biblioteket ansvarar för ceremonin som hålls i dess lokaler. Bibliotekschefen hälsar välkommen, och berättar kort om spikningsceremonin och därefter lämnas ordet över till rektor. Doktoranden spikar upp den medhavda avhandlingen på spikbrädan och berättar i korthet vad den har kommit fram till i arbetet.

Utskick av doktorsavhandling

Minst 3 veckor innan disputationen ska doktoranden lämna in 1 exemplar av avhandlingen för arkivering till registrator och 3 exemplar till högskolans bibliotek.

Pressmeddelande och evenemangsaffisch

Licentiatuppsatsen eller doktorsavhandlingen offentliggörs genom att GIH:s kommunikatörer informerar om den via gih.se, närmare bestämt i kalendariet och en pressmeddelandetjänst. Det produceras också en evenemangsaffisch för examinationen som sätts upp på GIH.

Licentiatseminarium eller disputation

Licentiatseminariet leds av en ordförande som i normalfallet är ämnets äldsta professor. Betyg för uppsatsen beslutas av examinator. Opponent och handledare överläggninger dock med examinator efter seminariet. Hänsyn tas till innehållet i uppsatsen och försvaret av densamma. En licentiatuppsats kan godkännas eller underkännas.

Disputationen leds också av en ordförande. Betyg för doktorsavhandlingen beslutas av betygsnämnden. Hänsyn tas till innehållet i avhandlingen och försvaret av densamma. Opponent och handledare har rätt att närvara vid betygsnämndens sammanträde och delta i överläggningarna men inte i besluten. En disputation kan godkännas eller underkännas. Enstaka ledamot kan reservera sig mot betygsnämndens beslut, men majoritetsbeslut gäller.

Till licentiatseminariet ska doktoranden medta 30 exemplar av uppsatsen. Till disputationen ska doktoranden medta 15 exemplar av doktorsavhandlingen.

Tryckning av licentiatuppsats

GIH har avtal med digitaltryckeriet US-AB på KTH. Avhandlingen laddas upp och hanteras via en digitalportal som nås via deras hemsida www.us-ab.com. När licentiatuppsatsen godkänts ska doktoranden i tryckeri låta trycka minst 30 exemplar av uppsatsen (inklusive plikt-, arkiv- och biblioteksexemplar, samt exemplar att sprida för egen del).

Då ska också uppsatsen registreras i DiVA - GIH:s publiceringsdatabas. Se stycket ovan "Registrering i DiVA" om hur du gör.

Utskick av licentiatuppsatser

Så snart licentiatuppsatsen är tryckt ska doktoranden lämna in 1 exemplar för arkivering till registrator och 3 exemplar till högskolans bibliotek.