4. Samverkan och avstämningsmöten
Vid stressrelaterad psykisk ohälsa är återgång i arbete sällan en isolerad arbetsplatsfråga. Arbetsförmåga, symtom, behandling och arbetsmiljö påverkar varandra över tid.
Varför är samverkan viktig?
För att rehabiliteringen ska bli sammanhållen, realistisk och hållbar behöver arbetsgivaren därför samverka med andra aktörer – framför allt Försäkringskassan, hälso- och sjukvården och ibland företagshälsovården.
Samverkan är inte ett tecken på att något ”inte fungerar”, utan en naturlig del av en mer komplex rehabiliteringsprocess. När flera aktörer delar en gemensam bild minskar risken för missförstånd, parallella planer och otydliga förväntningar – vilket i sig kan vara belastande för en medarbetare med stressrelaterad ohälsa.
Samverkan fyller flera viktiga funktioner:
- Skapar samsyn kring nuläge, arbetsförmåga och nästa steg.
- Minskar risken för motstridiga signaler till medarbetaren.
- Underlättar planering och uppföljning av återgång i arbete.
- Avlastar dig som chef – du behöver inte bära processen ensam.
- Stärker kvaliteten i rehabiliteringen genom att arbetsplatsens perspektiv tydliggörs.
För dig som chef handlar samverkan inte om att vara medicinsk expert, utan om att bidra med det du är expert på: arbetsplatsens förutsättningar. Det handlar om att beskriva arbetsuppgifter, belastning, anpassningar och vad som är möjligt i praktiken – nu och framåt.
Syfte med detta steg
Att du som chef ska känna dig trygg i din roll och kunna bidra konstruktivt i samverkans- och avstämningsmöten – med tydlighet, struktur och fokus på nästa steg i rehabiliteringen.
När är samverkan aktuell?
Samverkan aktualiseras ofta när rehabiliteringsprocessen behöver justeras, fördjupas eller samordnas bättre. Det kan handla både om praktiska frågor och om att olika aktörer har olika bilder av nuläget.
Samverkan kan vara relevant i flera skeden av processen, till exempel när:
- sjukskrivningen blir längre än väntat,
- återgång i arbete ska planeras eller justeras,
- arbetsförmågan är svår att bedöma,
- anpassningar behöver förlängas eller förändras,
- parterna har olika bilder av nuläget,
- ärendet riskerar att ”fastna”.
Vanliga forum är:
- avstämningsmöte med Försäkringskassan,
- trepartsmöte (chef – medarbetare – vård/FHV),
- rehabiliteringsmöte med flera aktörer.
Hur du kan göra – steg för steg
Samverkan blir mest hjälpsam när den bygger vidare på det arbete ni redan gjort i förgående moduler. Då blir mötet en förlängning av er gemensamma planering, snarare än ett nytt och otydligt sammanhang.
Inför mötet: skapa struktur och förberedelse
God förberedelse är avgörande – inte bara för mötets kvalitet, utan också för att minska stress och osäkerhet för både dig och medarbetaren. Förberedelse hjälper dig att hålla fokus på arbetsplatsens bidrag och på nästa steg, snarare än att fastna i detaljer eller försvar.
1. Förbered en kort lägesbild
Utgå från det ni redan arbetat fram i steg 2 och 3. Sammanfatta kort och konkret:
- nuvarande arbetsomfattning (t.ex. 25 %, 50 %),
- vilka arbetsuppgifter som ingår just nu,
- vilka arbetsmiljöanpassningar som är beslutade,
- hur det har fungerat hittills (kort och konkret).
Tänk: ”Det här är nuläget – så här ser arbetsplatsens bidrag ut just nu.”
2. Ta med relevanta dokument
- Dialog och gemensam åtgärdsplan om anpassningar
- Plan för återgång i arbete
Dokumenten hjälper till att hålla samtalet sakligt, strukturerat och mindre personberoende – vilket ofta skapar trygghet för alla parter.
3. Förbered dina frågor
Genomtänkta frågor hjälper mötet att bli framåtriktat och samordnat.
Exempel:
- Vilket stöd finns om vi behöver ligga kvar längre i nuvarande fas?
- Finns medicinska eller rehabiliteringsmässiga hänsyn vi behöver ta i nästa steg?
- Hur ser Försäkringskassan på fortsatt deltidsarbete eller justerad plan?
4. Formulera ett preliminärt gemensamt mål
Ett gemensamt mål hjälper till att hålla ihop samtalet även när perspektiven skiljer sig.
Exempel: ”Målet är en stabil och hållbar återgång med få bakslag – även om det tar något längre tid.”
Under mötet: bidra med arbetsplatsens perspektiv
I mötet är din huvudsakliga uppgift att synliggöra arbetsplatsens verklighet på ett tydligt och neutralt sätt. Det skapar förutsättningar för realistiska beslut och minskar risken för att medarbetaren hamnar mellan olika budskap.
1. Beskriv arbetsplatsen konkret
Undvik värderingar och tolkningar. Håll dig till fakta:
- ”I nuläget arbetar NN 50 %, med två tydligt avgränsade uppgifter per dag.”
- ”Vi har infört stör-fri tid och veckovis prioriteringsstöd.”
- ”Orken är stabil, men återhämtningen är fortfarande sårbar.”
2. Ställ öppna, framåtriktade frågor
- ”Vad behöver vi från er för att nästa steg ska fungera?”
- ”Finns det något vi bör justera för att minska risken för bakslag?”
- ”Hur ser ni på tidsramen utifrån ert perspektiv?”
3. Håll fokus på samordning – inte bedömning
Mötet ska inte handla om att ”avgöra rätt eller fel”, utan om att:
- samordna insatser,
- tydliggöra roller,
- skapa en gemensam plan framåt.
4. Avsluta med tydlighet
Innan mötet avslutas – säkerställ att det är klart:
- vad ni är överens om,
- vad som ska göras härnäst,
- vem som ansvarar för vad,
- när nästa uppföljning sker.
Efter mötet: säkra kontinuitet
Uppföljningen efter mötet är avgörande för att samverkan ska få effekt i praktiken.
- Skicka en kort sammanfattning till berörda parter.
- Uppdatera vid behov:
- planen för återgång i arbete,
- åtgärdsplanen för arbetsmiljöanpassningar.
- Stäm av med medarbetaren:
- ”Hur upplevde du mötet?”
- ”Är det något vi behöver förtydliga eller justera?”
Detta stärker delaktighet och minskar risken för oro eller missförstånd.
Vem leder mötet?
Ofta är det Försäkringskassan som kallar och leder avstämningsmöten. Din roll som chef är då att bidra med arbetsplatsens perspektiv och säkerställa att beslut är realistiska och genomförbara.
Vid interna möten eller trepartsmöten kan du som chef ta en mer aktiv samordnande roll, särskilt när mötet bygger vidare på åtgärdsplanen och återgångsplanen.
Om parterna inte är överens
Skilda perspektiv är vanliga och i sig inte ett problem. Oenighet kan ofta vara ett tecken på att underlaget behöver förtydligas eller att planen behöver prövas i mindre steg.
Om ni inte är överens:
- återgå till gemensamt mål (hållbar återgång),
- be om förtydliganden istället för att argumentera,
- föreslå att pröva en lösning tidsbegränsat och följa upp,
- ta stöd av HR eller företagshälsovård vid behov.
Oenighet är inte ett misslyckande – det är ofta en signal om att mer dialog eller tydligare underlag behövs.
Kort om roller och ansvar
- Du som chef/arbetsgivare ansvarar för arbetsmiljö, anpassningar och planering av arbete.
- Försäkringskassan samordnar rehabiliteringsprocessen och fattar beslut om ersättning.
- Hälso- och sjukvården ansvarar för medicinsk bedömning och behandling.
- Företagshälsovården (vid behov) agerar stöd i arbetsförmågebedömning, arbetsmiljö och anpassningar.
Ta med i samverkan
För att samverkan ska bli effektiv och sammanhållen – ta alltid med:
- aktuell plan för återgång i arbete,
- arbetsmiljöanpassningar som är beslutade eller planeras,
- en tydlig bild av vad som fungerar – och vad som inte gör det.
På så sätt blir samverkan en naturlig förlängning av ert arbete i tidigare moduler, snarare än ett parallellt spår som riskerar att skapa osäkerhet.
