3. Planeringsstöd för hållbar återgång i arbete

En bra återgångsplan börjar med förberedelse – särskilt vid stressrelaterad ohälsa, där tydlighet och “lagom” tempo är avgörande.

Det här gör du som chef inför mötet:

1. Gå igenom Plan för hållbar återgång i arbete

Läs igenom rubrikerna och förbered hur ni ska dokumentera (så att mötet blir strukturerat och lugnt). Ladda ned och sätt dig in i dokumentet, Plan för hållbar återgång i arbete docx, 175.9 kB, öppnas i nytt fönster..

2. Plocka fram underlaget från modul 2 (Dialog och gemensam åtgärdsplan om anpassningar i arbetsmiljön och arbetssituationen)

Utgå från vad ni redan har identifierat:

• vilka situationer/arbetsmoment som ökar symtom och belastning
• vilka anpassningar som ska prövas eller redan är beslutade
• vilket stöd som behövs för att planen ska vara genomförbar
  

3. Förbered ett “lagom-förslag” – men håll det öppet

Ha med dig ett preliminärt förslag på startnivå och lämpliga uppgifter, men var tydlig med att ni bestämmer tillsammans utifrån medarbetarens aktuella ork.

4. Säkra rätt förutsättningar

• Avsätt tillräckligt med tid (ofta 60 min)
• Välj en plats/form som minskar stress (digitalt kan vara mer skonsamt i början)
• Fundera på om exempelvis HR eller företagshälsovård behöver kopplas in redan nu (t.ex. vid komplexa anpassningar).

Ju mer förberedd du är, desto tryggare blir samtalet för medarbetaren.

Målet i början av mötet är att skapa en gemensam bild av startpunkten. Vid stressrelaterad ohälsa kan medarbetaren ibland överskatta sin kapacitet (vilja “komma tillbaka fort”) eller underskatta den (känna skuld och oro). Din roll är att hjälpa till att landa i en realistisk och trygg start.

Ställ öppna, konkreta frågor:

• “Vilka delar av jobbet känns mest realistiska att börja med just nu?”
• “Vilka moment tar mest energi – och vilka känns mer hanterbara?”
• “Hur märker du att du börjar bli överbelastad?”
• “Vad brukar hjälpa dig att återhämta dig under en arbetsdag?”
• “Vilken typ av stöd från mig skulle göra störst skillnad i början?”

Sammanfatta kort:

“Om jag förstår dig rätt så fungerar X bättre, medan Y blir för krävande just nu. Stämmer det?”

Här bestämmer ni hur mycket och vad som är rimligt i första fasen.

Vanliga startnivåer:

• 25 %: ofta 2–3 korta pass/vecka
• 50 %: halvdagar eller varannan dag
• 75 %: nära heltid men med reducerat innehåll/tempo

Tänk på att oavsett omfattning ska det finnas tid för lunch och pauser.

När ni väljer arbetsuppgifter – gör det konkret:

• Välj i början uppgifter som är tydliga och avgränsade, gärna:
  • en uppgift i taget,
  • låg tidspress,
  • få beroenden till andra,
  • förutsägbart arbetsflöde.
• Undvik i början (om möjligt):
  • parallellhantering och snabba kast,
  • flera projekt samtidigt,
  • uppgifter med täta deadlines,
  • hög social exponering (många möten, konfliktnära forum),
  • miljöer med mycket avbrott/stimuli,
  • att maximera tempot i arbetsuppgifterna.

Koppla till relevanta arbetsmiljöanpassningar

För varje vald uppgift: koppla den till en relevant arbetsmiljöanpassning. Utgår i från de anpassningar som ni kom fram till i Dialog och gemensam åtgärdsplan om anpassningar i arbetsmiljön och arbetssituationen.

Exempel:

• “Om avbrott var en belastningsfaktor → lägg in stör-fri tid.”
• “Om otydlighet stressar → skriv ner vad som ingår i fasen.”
  

Dokumentera direkt i mallen för återgångsplan:

• Arbetsomfattning
• Uppgifter i fas 1
• Anpassningar och stödinsatser

En hållbar återgång behöver tydliga faser. Varje fas ska svara på:

1. Arbetsomfattning (t.ex. 25 % / 50 % / 75 % / 100 %)
2. Uppgifter (vad ingår – och vad ingår inte)
3. Stöd/anpassningar (från steg 2 + nya vid behov)
4. Tidsperiod (ofta 3–6 veckor per fas)
5. Kriterier för att gå vidare (hur vet ni att nästa steg är rimligt?)

Exempel på stödinsatser:

• prioriteringsmöten
• skyddade pauser
• arbetsro eller distansdagar
• avstämningar med chef eller kollega
  

Exempel på kriterier:

• “Orken är stabil över tid – utan tydliga bakslag.”
• “Arbetsdagen går att genomföra och återhämtningen fungerar mellan passen.”
• “Anpassningarna träffar rätt (minskar belastning i praktiken).”

Exempel på formulering i planen:

“Fas 1 (vecka 1–4): 25 %. Avgränsade uppgifter utan tidskritiska moment. Stör-fri tid 9–11. Avstämning med chef varje vecka. Upptrappning först när ork och återhämtning är stabil.”

En återgångsplan är ett levande dokument. Uppföljning är en central del av återgångsprocessen och en aktiv arbetsgivarinsats som minskar risken för att ni “kör på” trots tidiga varningssignaler. Den visar att du är aktiv, närvarande och tar ansvar för att återgången ska fungera.

Rekommenderad uppföljning:

• första uppföljning efter 1–2 veckor
• därefter var 3–4 vecka
• tätare vid behov
  

Frågor som gör uppföljningen konkret:

• “Vilka moment har fungerat bäst – och varför?”
• “När har du känt att det blivit för mycket?”
• “Hur har återhämtningen fungerat efter arbetsdagarna?”
• “Är anpassningarna tillräckliga eller behöver vi skruva?”
• “Är det dags att ligga kvar, backa, eller försiktigt trappa upp?”
  

Utvärdera:

• arbetsmiljöanpassningar
• arbetsbelastning
• uppgifter i nuvarande fas
• återhämtningsbehov
• eventuella nya signaler på stress eller överbelastning

Normalisera justering:

Att sakta ner, pausa eller ligga kvar längre i en fas är vanligt och ofta ett klokt beslut – det är en del av processen och inte ett misslyckande.

Situation

Mikael har varit sjukskriven för stressrelaterad psykisk ohälsa. Han beskriver kognitiv trötthet, långsam återhämtning och svårigheter att hantera tidskrav och oväntade avbrott. Under kartläggningen (steg 2) identifierade han och chefen flera faktorer som påverkar arbetsförmågan:

Identifierade utmaningar (från steg 2):

• Hög ljudnivå och många avbrott i kontorslandskapet.
• Otydlighet kring vilka uppgifter som är viktigast.
• Press kopplat till deadlines.
• Svårt att byta fokus mellan flera uppgifter.

Identifierade resurser:

• Mikael är trygg i sina arbetsuppgifter när de är avgränsade.
• Fungerar bra när han arbetar i tyst miljö.
• Upplever stöd från sin chef.

Dessa faktorer används som underlag för återgångsplanen.

Plan – fas 1 (veckor 1–4, 25 %)

Arbetsomfattning:

25 %, fördelat på 2–3 kortare arbetspass per vecka.

Arbetsuppgifter:

• Endast avgränsade uppgifter utan deadlines, t.ex.:
  • sammanställa material,
  • sortera och förbereda dokument,
  • enklare analysuppgifter utan tidspress.
• Max 1 uppgift per arbetspass.

Arbetsmiljöanpassningar:

• Tyst arbetsmiljö två dagar i veckan (ex. bokat tyst rum).
• Fasta återhämtningspauser (10 min efter varje 45 min).
• Tydlig dagsplanering som skickas samma morgon.
• Prioriteringsmöte varje måndag (10–15 min).

Stödinsatser:

• Veckovis avstämning med chef.
• Klargjorda förväntningar i skrift – vad som ingår i fasen och vad som pausas.

Kriterier för att gå vidare:

• Orken är stabil.
• Uppgifterna fungerar utan att Mikael behöver vila längre än planerat.
• Minskad mental trötthet vid dagens slut.

Uppföljning

Vid uppföljning efter fyra veckor visar kartläggningen att orken stabiliserats och att anpassningarna fungerar väl → fas 2 kan inledas (t.ex. ökning till 50 % under fortsatt strukturerade former).

Situation

Elin har varit sjukskriven för utmattningssyndrom och vill gärna börja direkt på 50 %. Samtidigt beskriver hon att hennes ork varierar kraftigt mellan dagar. Kartläggningen (steg 2) visar både organisatoriska och individuella faktorer som påverkar:

Identifierade utmaningar (från steg 2):

• Svårt att hantera flera uppgifter samtidigt.
• Regelbundna möten är energikrävande.
• Otydliga förväntningar från kollegor leder till stress.
  
• Pauser prioriteras bort under intensiva dagar.
  

Identifierade resurser:

• Elin upplever trygghet i tydligt avgränsade arbetsuppgifter.
  
• Trivs med en mix av administrativa och kreativa uppgifter.
• Hon har en god relation till sin chef.

Dessa blir viktiga byggstenar i återgångsplanen.

Plan – fas 1 (veckor 1–6, 50 %)

Arbetsomfattning:

50 %, fördelat på halvdagar fem dagar i veckan eller varannan hel dag.

Arbetsuppgifter:

• Max 2 tydligt avgränsade uppgifter per dag, t.ex.:
  
  • uppdatera rutindokument,
  • förbereda presentationer,
  • enklare kundärenden med låg tidspress.
    
• Inga möten i större grupp under första fasen.
• Möten med chef och närmaste kollega tillåts (max 20 min).
  

Arbetsmiljöanpassningar:

• Fasta återhämtningspauser två gånger per förmiddag.
• Tid utan att bli störd i kalendern 9:00–11:00.
• Tydlig veckoplan från chef varje måndag.
• Avlastning av arbetsuppgifter som kräver snabb respons.

Stödinsatser:

• Avstämning 1 gång/vecka.
• Tydlig förväntansbeskrivning för arbetsveckan.
• Kollegialt stöd vid specifika uppgifter (namngiven kollega).

Kriterier för att gå vidare:

• Fasen genomförs utan återkommande bakslag.
• Elin upplever att hon hinner vila mellan passen.
• Arbetsbelastningen känns hanterbar majoriteten av veckorna.

Uppföljning

Vid uppföljning efter tre veckor framkommer att belastningen fortfarande är hög. Elin känner sig stressad när hon försökt gå upp i tempo. I dialog kommer hon och chefen överens om att:

• fortsätta på 50 %
• minska till 1 huvuduppgift per dag
• ta bort två återkommande möten som upplevts stressande
• fortsätta med tätare avstämningar

Det ger trygghet och minskar risken för bakslag. Nästa uppföljning bokas tre veckor senare.

Situation

Kim har varit sjukskriven på grund av stressrelaterad ohälsa. Sjukskrivningen föregicks av konflikter kring arbetsfördelning och kommunikation i arbetsgruppen. Kim känner oro inför att återvända, särskilt till gemensamma möten och samarbetsuppgifter.

Identifierade utmaningar (från steg 2):

• Otydliga förväntningar i teamet → konflikter kring ansvar.
• Hög oro inför arbetsgruppens dynamik.
• Låg känsla av trygghet.
• Högt energibehov vid social interaktion.

Identifierade resurser:

• Kim trivs mycket bra med sin kärnkompetens (analys och digitalt arbete).
• Bra relation med närmaste chef.
• Upplever sig lugnare i individuellt arbete eller med en person i taget.

Plan – fas 1 (veckor 1–4, 25–50 % beroende på dagsform)

Arbetsomfattning:

Start 25 %, möjlighet att gå upp till 50 % om orken tillåter.

Arbetsuppgifter:

• Individuella arbetsuppgifter (t.ex. dataanalys, förberedande material).
• Undvika gruppmöten helt första 2 veckorna.
• Möten endast med chef och namngiven kollega.

Arbetsmiljöanpassningar:

• Arbeta i avskilt rum eller distans två dagar/vecka.
• Tydliga skriftliga instruktioner inför varje uppgift.
• Begränsad mängd sociala kontakter första veckorna.
• Trygghetsmöte med chef varje vecka.

Stödinsatser:

• HR/företagshälsan kopplas in för att kartlägga konflikter i gruppen.
  
• Chef tydliggör ansvar och kommunikationsvägar i gruppen (separat process).

Kriterier för att gå vidare:

• Minskad oro vid tanken på att träffa gruppen.
  
• Stabil ork under arbetsdagarna.
• Fungerande individuella arbetsuppgifter.

Uppföljning

Efter 4 veckor upplever Kim ökad trygghet och mer stabil ork. Gruppen har påbörjat en arbetsmiljöinsats med HR. Kim kan försiktigt börja delta i korta teammöten (max 15 min).

Situation

Jonas har varit sjukskriven i över åtta månader efter både stressrelaterad ohälsa och påföljande depression. Han har nu återhämtat sig men är ovan vid arbetsrutiner, digitala verktyg och tempot i verksamheten.

Identifierade utmaningar (från steg 2):

• Minskad uthållighet efter lång frånvaro.
• Låg digital trygghet efter tekniska förändringar på arbetsplatsen.
• Oro för att belasta kollegor.
• Svårigheter att planera och prioritera.

Identifierade resurser:

• Stark yrkeserfarenhet.
• God relation till kollegor.
• Hög motivation att börja arbeta igen.

Plan – fas 1 (veckor 1–6, 25 %)

Arbetsomfattning:

Start 25 %, 2–3 pass per vecka, förmiddagspass (mest ork).

Arbetsuppgifter:

• Genomgång av nya system tillsammans med kollega.
• Rutinuppgifter som inte är tidskritiska.
• 1 huvuduppgift per arbetspass.

Arbetsmiljöanpassningar:

• Starta dagen med 10 min planering med chef eller kollega.
• Digitalt stöd (kort utbildningsinsats).
• Pauser schemalagda varje timme.

Stödinsatser:

• Veckovis avstämning.
• Mentor utses (namn).
• Successivt ökad självständighet.

Kriterier för att gå vidare:

• Upplever sig trygg i digitala system.
• Kan genomföra arbetspassen utan betydande återfall i symtom.
• Förmåga att planera enklare uppgifter självständigt.

Uppföljning

Efter 6 veckor klarar Jonas sina uppgifter bra. Han går vidare till fas 2: 50 %, med tydliga uppgifter och fortsatt mentorsstöd.

Situation

Aisha blev sjukskriven efter långvariga perioder av hög arbetsbelastning, många parallella uppgifter och otydliga prioriteringar. Stressen ökade av att hon ofta blev avbruten och behövde byta fokus mellan olika ärenden.

Identifierade utmaningar (från steg 2):

• Otydlig prioritering – allt känns lika viktigt.
• För många samtidiga projekt.
• Avbrott och störningar i arbetsmiljön.
• ”Skuldspiral” – svårt att säga nej.

Identifierade resurser:

• Stark förmåga att leverera när uppgifterna är tydliga och avgränsade.
• Gillar struktur och planering.
• Har god relation med sin chef.

Plan – fas 1 (veckor 1–4, 50 %)

Arbetsomfattning:

Start på 50 %, halvdagar med stabil morgonrutin.

Arbetsuppgifter:

• Max 2 uppgifter per dag.
• Endast uppgifter med låg tidspress.
• Enbart interna ärenden första 2 veckorna.
• Inga projektmöten eller ad hoc-förfrågningar.

Arbetsmiljöanpassningar:

• ”Störd-fri tid” kl. 9–11 varje dag.
• Skriftlig veckoplan med tydliga prioriteringar.
• Begränsning av mejl: kontrolleras två fasta tider per dag.
• Avlastning av två projekt (tillfälligt överflyttade).

Stödinsatser:

• Prioriteringsmöte varje måndag.
• Kort check-in varje onsdag (10 min).
• Chef hjälper till att säga nej till nya uppgifter under fas 1.

Kriterier för att gå vidare:

• Aisha upplever minskad stress och bättre fokus.
• Hon följer sin struktur utan omfattande avbrott.
• Arbetsdagen ger utrymme för återhämtning.

Uppföljning

Vid uppföljning beskriver Aisha kontroll och tydlighet för första gången på länge. Hon går vidare till fas 2: 75 %, med något fler uppgifter – men behåller stördfri tid och prioriteringsstödet.