2. Hålla regelbunden kontakt under sjukfrånvaron
Som chef och arbetsgivarrepresentant förväntas du hålla regelbunden kontakt med medarbetaren under sjukfrånvaron.
Det kan ibland kännas svårt – “Vill jag störa? Blir det för mycket?” – men forskningen visar tydligt att socialt stöd från arbetsplatsen under sjukskrivningen är en av de viktigaste faktorerna för en lyckad återgång i arbete.
Varför är regelbunden kontakt viktig?
- Relationen bibehålls. När du hör av dig visar du att medarbetaren fortfarande är en del av arbetsplatsen. Det minskar risken för känslor av utanförskap.
- Minskar stigma. Psykisk ohälsa kan vara skambelagd. Genom normal och respektfull kontakt signalerar du att sjukskrivningen är en legitim situation – inte något som ska döljas.
- Skapar tillit och trygghet. När medarbetaren vet att du är engagerad och vill stödja, ökar förtroendet och förutsättningarna för en bra dialog framåt.
- Underlättar rehabiliteringen. Kontakten gör tröskeln lägre att komma tillbaka till arbetet och att prata om arbetsanpassningar.
Så håller du regelbunden kontakt
Att hålla kontakt med en sjukskriven medarbetare är en av de viktigaste insatserna du som chef kan göra – både för att visa omtanke och för att ta ansvar för arbetsgivarens roll i rehabiliteringen. Samtidigt är det ofta en balansgång mellan omsorg och kontroll.
Omsorg handlar om att visa genuint intresse, medmänsklighet och respekt för den sjukskrivnas situation. Kontroll handlar om att ta ansvar för uppföljning, planering och att skapa förutsättningar för återgång i arbete. Båda delarna behövs, men de behöver vägas med omtanke och fingertoppskänsla.
Om kontakten upplevs som alltför kontrollerande – med fokus på krav, prestation eller tidsplaner – finns risk att medarbetaren känner sig pressad eller misstrodd. Det kan leda till ökad stress, skam eller tillbakadragande. Om kontakten däremot blir för passiv, där du undviker uppföljning av rädsla för att belasta, kan det tolkas som ointresse eller brist på stöd, vilket i sin tur kan förlänga sjukskrivningen.
En god balans uppstår när du kombinerar värme och struktur – du visar omtanke utan att tappa riktningen.
Så gör du i praktiken
Ta kontakt inom de första 1–2 veckorna av sjukfrånvaron. Tidig kontakt signalerar engagemang och hjälper till att bibehålla relationen till arbetsplatsen. Håll tonen varm och enkel – fokus ska ligga på hur personen mår, inte på arbetet. Ett kort sms eller mejl räcker i början:
- “Hej, jag ville bara höra hur du har det och säga att vi tänker på dig. Det är helt okej om du inte orkar svara just nu.”
2. Kom överens om lagom kontakt
Anpassa frekvensen efter medarbetarens ork och behov. För många fungerar varannan vecka som en bra rytm i början. Det viktigaste är att ni har en gemensam överenskommelse – hellre kort och regelbundet än långt och oregelbundet. Berätta att syftet med kontakten är att hålla dialogen levande, inte att pressa fram beslut.
Var tydlig med att kontakten handlar om att visa stöd och intresse, inte om att ställa krav. Håll samtalen korta (10–20 minuter) och fokusera på att lyssna, bekräfta och skapa trygghet. Ställ öppna frågor som hjälper medarbetaren att reflektera, till exempel:
- “Vad fungerar bäst för dig just nu?”
- “Finns det något som skulle underlätta i vardagen?”
Undvik att gå in på detaljerade arbetsfrågor om medarbetaren inte själv tar initiativ till det.
Respektera om medarbetaren vill minska kontakten tillfälligt, men håll dörren öppen. Du kan säga:
- “Jag hör av mig igen om några veckor, men du kan alltid kontakta mig tidigare om du vill.”
Lyhördhet och förutsägbarhet skapar trygghet även när kommunikationen är sparsam.
Anpassa kontaktformen till vad som känns enklast för medarbetaren: sms, mejl, telefonsamtal, videomöte eller ett kort arbetsplatsbesök. Det kan vara hjälpsamt att börja lågintensivt (t.ex. mejl eller sms) och sedan gradvis övergå till samtal eller möten när orken tillåter.
Ett kort, kravlöst arbetsplatsbesök kan ibland vara ett viktigt steg i att återknyta kontakt med kollegor och miljö.
6. Tydliggör syftet med kontakten
Vid varje tillfälle – särskilt i början – är det klokt att förklara varför du hör av dig. Det skapar trygghet och minskar risken att kontakten upplevs som kontrollerande. Du kan till exempel säga:
“Syftet med det här samtalet är att stämma av hur du har det och se om det finns något vi kan underlätta.”
7. Behåll struktur och förutsägbarhet
Kom överens om när och hur ofta ni ska höras – och håll fast vid det. Regelbunden kontakt ska kännas pålitlig, inte slumpmässig. Även korta samtal har värde: de visar att du bryr dig och att arbetsplatsen finns kvar som trygg punkt.
Exempel och förslag
Beroende på situation passar olika strategier bättre. Nedan hittar du några exempel och förslag på formuleringar vid kontakt.
Exempel och förslag på formuleringar vid kontakt
- Johan, 45 år – sms-kontakt
Sjukskriven för utmattning. Hans chef skickar ett sms varannan vecka:
“Hej Johan, vill du prata en kort stund den här veckan? Helt okej om du inte orkar.”
Johan uppskattar att själv kunna välja om han vill svara direkt eller vänta. - Fatima, 28 år – telefonsamtal
Är trygg med korta samtal. Chefen ringer upp varannan vecka och säger:
“Hej Fatima, hur känns det idag? När du känner dig redo kan vi prata om hur vi kan göra återgången så smidig som möjligt.”
Fatima uppskattar att samtalen är korta och att fokus ligger på hennes behov, inte på prestation. - Lars, 52 år – arbetsplatsbesök
Har varit borta i tre månader och känner viss oro inför att komma tillbaka. Chefen föreslår ett kort och kravlöst besök:
“Hej Lars, vill du komma förbi på en fika nästa vecka? Tanken är bara att du ska träffa oss lite kort och känna på miljön, helt utan arbetskrav.”
Besöket blir ett första steg för Lars att återknyta kontakt med arbetsplatsen på ett tryggt sätt. - Anna, 34 år – kombinerad kontakt
Känner sig trött av telefonsamtal men uppskattar både mejl och ibland sms. Chefen varierar sin kontakt:
Sms: “Hej Anna, hoppas du får lite återhämtning i helgen. Jag hör av mig igen nästa vecka om det känns bra.”
Mejl: “Vill du att vi bokar ett kort digitalt möte nästa gång så kan vi prata om hur du vill lägga upp kontakten framåt?”
Dilemman – när medarbetaren inte kan eller vill ha kontakt
Att hålla kontakt under sjukfrånvaron är viktigt, men ibland kan det vara svårt. Medarbetaren kan tacka nej till samtal, utebli från kontakt eller ge signaler om att hen inte orkar. I andra fall kan relationen mellan chef och medarbetare vara kantad av skav som gör dialogen svår. Först följer några generella tips och därefter vanliga dilemman – och förslag på hur du som chef kan hantera dem.
Generella tips när kontakt känns svårt
Vi börjar med några generella tips när kontakten är utmanande:
- Visa respekt och flexibilitet. Bekräfta att du hör och respekterar medarbetarens gränser.
- Sätt struktur. Bestäm en låg men regelbunden kontaktfrekvens – hellre kort och förutsägbart än intensivt och oregelbundet.
- Involvera andra. HR, företagshälsovård eller rehabkoordinator kan skapa trygghet och avlasta både chef och medarbetare.
- Håll isär roller. Rehabilitering handlar om att skapa förutsättningar för återgång, inte om att lösa alla gamla konflikter.
1. Medarbetaren orkar inte med kontakt
Exempelsituation:
Peter, 54 år, är i början av sin sjukskrivning och upplever stark trötthet och överväldigande stressymptom. Han säger: “Jag klarar inte av att prata nu, jag vill inte att du ringer.”
Varför är det ett dilemma?
Chefen förväntas hålla kontakt, men riskerar att uppfattas som pådrivande om hen insisterar. Samtidigt finns en risk att relationen till arbetsplatsen helt tappas bort om kontakten upphör.
Förslag på lösningar:
- Respektera medarbetarens behov, men erbjud lågtröskel-kontakt: “Jag hör av mig via sms om två veckor, du behöver inte svara om du inte orkar.”
- Fråga om medarbetaren vill att någon annan (HR, företagshälsovård) fungerar som kontaktperson under en period.
- Signalera kontinuitet: “Jag kommer inte att släppa kontakten, men vi anpassar hur och när vi hörs.”
2. Skav i relationen mellan chef och medarbetare
Exempelsituation:
Anna, 39 år, är sjukskriven för stressrelaterad ohälsa. Hon har tidigare uttryckt att hon inte känner tillit till sin chef – hon upplever att chefen inte förstått hennes situation. Chefen känner å sin sida osäkerhet på om Anna verkligen vill tillbaka.
Varför är det ett dilemma?
Tillit är en förutsättning för dialog. När relationen redan är skadad blir kontakten lätt formell, undvikande eller helt avvisad.
Förslag på lösningar:
- Erbjud att en neutral part (t.ex. HR, företagshälsovård eller rehabkoordinator) deltar i kontakten.
- Erkänn osäkerheten: “Jag förstår att det finns saker i vår relation som varit svåra. Jag vill gärna att vi hittar ett sätt att prata som känns tryggt för dig.”
- Lägg fokus på framtid och lösningar, inte på gamla konflikter.
Exempelsituation:
Erik, 47 år, har varit sjukskriven i två månader. Innan sjukskrivningen fanns problem med sena ankomster och bristande prestation. Chefen känner ambivalens – å ena sidan finns en vilja att stötta i rehabiliteringen, å andra sidan finns ett lågt förtroende för Eriks förmåga och vilja att ta ansvar.
Varför är det ett dilemma?
Det är lätt att blanda ihop rehabilitering av ohälsa med hantering av misskötsamhet. Risken är att rehabiliteringsinsatserna färgas av tidigare problem, vilket kan skapa misstro och öka känslan av skam hos medarbetaren. Detta kan i sin tur försvåra dialogen och försena återgången i arbete.
Förslag på lösningar:
- Separera spåren. Håll rehabiliteringsarbetet åtskilt från eventuella arbetsrättsliga frågor. Rehabiliteringen ska handla om att stödja hälsa och återgång i arbete.
- Fokusera framåt. Lägg tyngdpunkten på vad som krävs här och nu för att skapa goda förutsättningar för återgång, inte på det som varit.
- Involvera stödresurser. Ta hjälp av HR eller företagshälsan för att tydliggöra roller, ansvar och för att skapa en neutral plattform för dialogen.
- Kommunicera neutralt. Formulera dig på ett sätt som signalerar stöd men samtidigt tydlighet: “Just nu fokuserar vi på hur vi kan göra återgången möjlig för dig. Andra frågor tar vi i ett separat forum vid ett senare tillfälle.”
- Ta upp misskötsamhetsfrågor vid rätt tidpunkt. När rehabiliteringen är avslutad och medarbetaren är tillbaka i arbete, håll ett separat medarbetarsamtal. Använd det till att tydliggöra förväntningar och ansvar: vad verksamheten behöver att Erik ska göra mer av (t.ex. fullgöra arbetsuppgifter, hålla överenskomna tider) och vad som behöver minska eller upphöra (t.ex. sena ankomster).
- Följ upp strukturerat. Boka regelbundna avstämningar, exempelvis en gång i månaden, för att följa upp prestation och närvaro. Detta visar både att arbetsgivaren är engagerad och att det finns en tydlig struktur framåt.
4. Medarbetaren vill inte ha kontakt på grund av oro för problem på arbetsplatsen
Exempelsituation:
Fatima, 28 år, är sjukskriven efter en period med konflikter i arbetsgruppen. Hon säger att hon inte vill ha kontakt med arbetsplatsen eftersom det påminner henne om en stressande situation.
Varför är det ett dilemma?
Medarbetaren kopplar arbetsplatsen till ohälsan och undviker därför all dialog, samtidigt som arbetsgivaren har ansvar för rehabiliteringen.
Förslag på lösningar:
- Validera känslan: “Jag förstår att det väcker oro att prata om jobbet. Samtidigt vill jag gärna hitta ett sätt för dig att vara delaktig i återgången på ett tryggt sätt.”
- Föreslå kontakt på neutral plats eller digitalt, för att minska kopplingen till arbetsmiljön.
- Involvera en tredje part (t.ex. företagshälsan) för att skapa trygghet i dialogen.
- Börja med mycket små steg, exempelvis ett kort samtal som bara handlar om praktiska frågor.
