Receptionist

ANSLAG

Anslås 2015-10-07

Nedtas 2015-10-29

Dnr Ö 2015/336

Tillsättning av receptionist

Förvaltningschef Björn Sandahl beslutar att anställa Chatrin Undvall som receptionist fr.o.m. den 19 oktober 2015. Anställningen avser en tillsvidareanställning.

Hur man överklagar

Den som vill överklaga beslutet om anställning av receptionist skall göra det skriftligt.

Överklagandet skall inlämnas till Registrator, GIH, Box 5626, 114 86 Stockholm. I skrivelsen skall anges vilket beslut som överklagas, vilken ändring som begärs och skälet till detta.

Överklagandet skall ha inkommit till GIH senast den 29 oktober 2015, d v s tre veckor efter det att beslutet anslagits på GIH:s anslagstavla, annars kan överklagandet inte prövas.

GIH sänder efter beredning överklagandet vidare till Överklagandenämnden för prövning.

 
Stockholm den 2015-10-07

Susanne Löthman

Personaladministratör


Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH, är världens äldsta idrottshögskola som firade 200 år förra året i nyrenoverade och utbyggda lokaler. Lärosätet ligger vid Stockholms Stadion och är Sveriges främsta kunskapscentrum för idrott, fysisk aktivitet och hälsa. Här utbildas lärare i idrott och hälsa, tränare, hälsopedagoger, sport managers och idrottsvetare. År 2011 startade GIH:s egen forskarutbildning i idrottsvetenskap och inom GIH bedrivs avancerad forskning inom idrottsområdet; ofta i nära samarbete med idrottsrörelsen, skolan, samhället samt med svenska och internationella universitet och högskolor. På GIH arbetar 140 anställda och går cirka 1 000 studenter.

Gymnastik- och idrottshögskolan söker receptionist

Vi söker en ordningsam, social och serviceinriktad receptionist.

Du kommer ingå i avdelningen Intendentur och service. Intendentur och service är en avdelning som ger stöd till GIH:s verksamheter genom funktioner såsom vaktmästeri, fastighet, säkerhet, IT, reception, inköp och upphandling. Avdelningen har till uppgift att se till att alla GIH:s administrativa och tekniska IT-system och apparaturer underhålls och fungerar tillfredsställande för alla användare och externa kunder.

Arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår att bemanna receptionen samt telefonväxeln. Utöver sedvanligt receptionist- och telefonistarbete ingår bland annat administration med lokalbokningar, webbredigering, utlämning av tentamina samt andra för anställningen förekommande administrativa arbetsuppgifter.

I arbetsuppgifterna ingår att:

  • Ta emot besökare, studenter och hänvisa dessa rätt.
  • Hantera telefonväxeln, svara och koppla samtal, beställa nya anknytningar via Easit, lägga in och uppdatera kontaktuppgifter.
  • Administrera lokalbokningar för lärare och personal samt grupprumsbokning till studenterna i programmet TimeEdit.
  • Webbredigeringsarbete på både den externa webben och intranätet.
  • Skapa gästkonton för WLAN och gästnätet i Cisco.
  • Skapa elektroniska nycklar till personal och studenter i ARX.
  • Hantering av in- och utgående post och paket.
  • Underhåll av kopieringsmaskiner med toner och papper.
  • Underhåll av kaffeautomater i personalrummet.
  • Administration av postfack mm.
  • Administration av parkeringstillstånd.
  • Administration av GIH:s kontaktlistor.
  • Betalningshantering via kortterminal för avgifter från studenter med redovisning till ekonomi.
  • Att skapa blanketter och enklare skyltar/affischer för olika ändamål för GIH.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av arbete som receptionist, gärna från högskolemiljö. Du har minst gymnasial eller annan likvärdig utbildning. Du ska ha lätt för att kommunicera i tal och skrift på både svenska och engelska samt ha goda IT- och datakunskaper, med erfarenhet av webbredigering.

Du är noggrann och har en god administrativ förmåga samt erfarenhet av uppdrag som kräver en hög grad av servicekänsla.

För detta jobb krävs en självständig, ordningsam och social person med stor flexibilitet som kan hantera varierande arbetsbelastning och tvära omprioriteringar. Då arbetet innebär mycket kontakter med personal, studenter, externa besökare och hyresgäster, så måste du även vara positiv, lyhörd och serviceinriktad.

Stor vikt läggs vid samarbetsförmåga och personlig lämplighet.

Vi ser gärna att du har lätt att lära dig nya saker och aktivt vill delta i arbetet med att utveckla och effektivisera processer och rutiner i receptionen.

Vi ser gärna att du har intresse av att arbeta med studenter och personal i en miljö som präglas av idrott och hälsa.

GIH verkar för mångfald och jämställdhet, vi ser därför gärna sökande med olika bakgrund och erfarenheter.

Varaktighet/Arbetstid

Tillsvidare med en 6-månaders initial provanställning. Heltid. Tillträde enligt överenskommelse.

Lön

Individuell lönesättning tillämpas.

Upplysningar

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Fredrik Nilsson, Chef intendentur och service, 08-120 537 34.

Fackliga företrädare är: Anna Ekenberg, (SACO) 08-120 53 751 och Marjan Pontén (OFR/ST) 08-120 53 817

Ansökan

Sista ansökningsdag är den 14 augusti 2015. Märk ansökan med Dnr Ö 2015/336. Vi tar emot ansökan via e-post: receptionist@gih.se